Completiamo il quadro di presentazione di BIM360: di seguito, approfondiamo la revisione di modelli e documenti, calandola in un flusso di revisione e approvazione reale.
Dopo il primo articolo su BIM360, è giunto il momento di occuparci della revisione dei modelli e documenti. Concluso l’aspetto teorico, presenteremo un flusso di revisione e approvazione reale.
CREARE UN “APPROVAL WORKFLOW”
Prima di lanciare una revisione, bisogna innanzitutto creare e personalizzare il Workflow. Per farlo occorre passare dalla scheda “Services” del Project Admin e selezionare “create approve Workflow” (1).
La prima scelta che deve essere compiuta riguarda il tipo di template da adottare. I template possono essere di diversi tipi a seconda degli step che ci occorrono; possiamo avere template da uno step (“One step Approval”) fino a sei step di approvazione (2), con la possibilità per ognuno di questi di avere un revisore unico o un gruppo di revisori.
Si possono creare numerosi Approval Workflow. Assegnata la giusta nomenclatura (3), così da riconoscerli immediatamente, saranno poi disponibili al momento opportuno per lanciare la revisione.
Al termine della creazione, passando sempre dalla scheda del “Services”, è possibile in ogni momento tornare sul singolo Approval Workflow e configurarlo. La modifica può essere anche totale, tranne che per il template, che non si può più modificare. Possiamo anche pensare di duplicare la struttura creata per riadattarla ad un secondo ciclo di approvazione, e infine possiamo disattivare i Workflow momentaneamente.
LE TRE AREE DI “APPROVAL WORKFLOW”
Indifferentemente dal tipo di template che intendiamo adottare, la funzione Reviews si articola in tre aree: l’Initiator, il Reviewer; l’Approver.
Se è vero che l’Iniziator (1) può coincidere con l’approvatore, è altrettanto vero che di quest’ultimo ce ne può essere più di uno, insomma, c’è molta flessibilità. Nello specifico, comunque, il compito dell’Initiator è quello di selezionare i documenti da revisionare e lanciare la revisione.
Anche il Reviewer (2) può essere uno o più di uno, in questo secondo caso, si può lavorare in maniera sincrona (nella stesso step di revisione) o asincrona (in step successivi di revisione) e ognuno di loro può inserire markups o commenti nello specifico step.
L’Approver (3) è il revisione per eccellenza: è l’ultimo della catena e lavora sulla “Final Reviews”, ma anche il più importante. Oltre alla possibilità di inserire commenti e markups come il Reviewer, infatti, è colui che detiene la parola conclusiva sul documento o il modello.
Al termine della revisione, l’Approver può assegnare al documento due tipi di valori: “Approved” o “Rejected”. Quindi, una soluzione netta: validato o non validato, anche se a questi valori possiamo aggiungere varie etichette, che ci consentono di avere diverse sfumature. Come le etichette “approvato con commento” o “approvato parzialmente”, e ancora “respinto con commento” o “non conforme”. Inoltre, per i soli documenti con il valore “Approved”, abbiamo la possibilità di copiare il documento o il modello approvato all’interno di un’altra cartella.
Per tutte e tre le aree possiamo decidere se inserire gli attori per nome, per ruolo o per organizzazione a seconda delle esigenze.
